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Vorwort zur vierten Auflage

Zu diesem Buch – Zielsetzung, Struktur und Aufbau

Dieses Buch soll einen Überblick über das Thema Dokumenten-Management und Archivierung geben. Dabei werden auch benachbarte Gebiete, wie z. B. Workflow-Management betrachtet. Die primäre Sicht kommt dabei aus der Organisation und Anwendung. Es wird dargestellt, welche Einsatzgebiete es gibt, wie sich die ver­schiedenen Bereiche der Anwendung unterscheiden und welche Dokumenten-Management-Systeme sich für welche Aufgaben eignen. Im Kapitel 2 wird dargestellt, dass vor jeder technischen Überlegung zuerst die Organisation des Dokumenten-Management geregelt sein muss. Im 3. Kapitel werden dann die Strukturen, Einsatzgebiete und die Einbettung von Dokumenten-Management-Systemen in ihrem Umfeld erläutert. Das Kapitel 4 befasst sich dann intensiv mit den technischen Aspekten. Im nächsten Kapitel erfährt der Leser, was er alles bei einer Einführung berücksichtigen muss: Aufbereitung der Dokumente, Berücksichtigung von rechtlichen Fragen und wie geht man im Projekt vor. Der letzte Punkt wird primär unter dem Fokus des Dokumenten-Management betrachtet.

Der Markt, die Produkte, die Anforderungen – alles ist in Bewegung. Auch zum  Thema Dokumenten-Management gibt es neue Inhalte und Erfahrungen. Die Dokumenten-Management-Systeme sind heute häufig in größere Produktplattformen integriert wie „Enterprise Content Management (ECM)1 oder manche differenzieren hier nicht (IBM nennt sein Produkt Content Manager). Manch einer meint vielleicht der Begriff Dokumenten-Management sei überholt, zu eng gefasst, nicht mehr aktuell. Wir haben uns trotzdem dafür entschieden dabei zu bleiben. Alle diese Aspekte und weiter gehende Funktionen sind natürlich heute Bestandteil von technischen Systemen und spielen in den Unternehmen eine wichtige Rolle. Wir sehen diese Themen im Kontext von Dokumenten-Management und werden sie hier behandeln.  Insofern sehen wir den Begriff weiter als manche andere. Hier kommt uns entgegen, dass wir das Thema nicht technikzentriert betrachten, sondern uns primär mit den fachlichen forderungen und deren Lösung auseinandersetzen. Unter welchem Etikett das betreffende Produkt bzw. Lösung verkauft wird, ist daher für uns zweitrangig. Das heißt aber nicht, dass wir unser Buch nicht an aktuelle Entwicklungen anpassen. So wurde die generelle Struktur anlässlich dieser Auflage vollkommen neu gestaltet, das Technikkapitel stark überarbeitet und aktualisiert, ebenso das Kapitel zur Vorgehensweise bei der Einführung.

Zusätzlich haben folgende Themen erstmalig explizit in die 4. Auflage neu aufgenommen:

  • Dokumenten-Management-Organisation
  • Dokumenten-Aufbereitung

Alle anderen Themen und Kapitel wurden natürlich ebenso durchgesehen und auf den neuesten Stand gebracht. Dazu gehören natürlich auch neue Anwenderberichte. Bei der Betrachtung von technischen Lösungen werden auch Systeme dargestellt, die gegenwärtig bei Neueinführungen keine große Rolle mehr spielen, aber in laufenden Installationen weit verbreitet sind. Spätestens bei einer Migration muss man sich damit aber auseinandersetzen. Das Kapitel für rechtliche Aspekte, die Dokumenten-Management- und Archivierungs-Lösungen berühren wurde ebenso aktualisiert, insbesondere das Schweizer Recht war hiervon betroffen.  

Die einzelnen Buchkapitel können von einem „kundigen“ Leser unab­hängig voneinander gelesen werden, da sie den jeweiligen Themenkreis immer ab­geschlossen behandeln.

Das Buch richtet sich an Organisatoren, IT-Mitarbeiter und Manager, die sich mit diesem Themenbereich auseinandersetzen, weil sie selbst ein derartiges System bei sich einführen wollen und eine Basisinformation benötigen, um die Zweckmäßigkeit des Einsatzes zu beurteilen und um eine erste Vorstellung zu en­twickeln, wie das System bei ihnen zu gestalten ist. Auch Projektmitarbeiter und Verantwortliche aus den Fachbereichen bietet dieses Buch einen Einstieg und Überblick in die Thematik, da es sich sehr stark mir den Einsatzmöglichkeiten auseinandersetzt und technische Grundlagen vermittelt, die wichtig zum Verständnis der Systeme sind.

In der Reihe der Autoren gab es auch Veränderungen: Unser Kollege Herr Udo Schneiderath hat sich in den Ruhestand verabschiedet und konnte daher nicht mehr mitarbeiten. Wir vermissen ihn und seine Art „quer zu denken“ sehr -  freuen uns aber mit ihm, dass er jetzt mehr Zeit für seine Familie und Hobbys findet. Neu gewinnen konnten wir Herrn Ralf Schmale. Herr Schmale hat sich kurzfristig bereit erklärt ein großes Kapitel zu übernehmen, hat sich dann mit viel Engagement und Akribie auf das Manuskript gestürzt und viele neue Aspekte im gesamten Buch eingebracht.

Zur Neuauflage möchten wir noch eine weitere Innovation einführen, um mit unseren Lesern näher in Kontakt zu kommen: Wir haben uns entschlossen ein Forum einzurichten, in dem Sie uns weitergehende Fragen stellen können, Ihre Meinung zu dem Buch äußern können (Kritik, Anregungen, was hat gefallen und was nicht…) und wir Antworten auf Ihre Fragen, interessante Informationen, Links und sonstige Tipps zur Verfügung stellen.

Dr. Klaus Götzer, Ralf Schmale, Berthold Maier, Torsten Komke

 


1 So bezeichnet z.B. Filenet seine neueste Softwareversion

 



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